EVENTOS PARA EMPRESAS

Dennis H. Lewis

La organización previa a un evento se puede dividir en cuatro retos importantes:

1. La Fecha.
2. El Lugar
3. La Agenda
4. Los Materiales

La Fecha

Además, debes tener en cuenta el día de la semana, la hora y la duración. En general los lunes por la mañana y los viernes por la tarde no son nada propicios para eventos empresariales. Según mis experiencias los martes y los jueves son los mejores días.

La elección de la fecha también puede estar condicionado por factores externos. ¿Tu lugar preferido está disponible? ¿Cuando tiene el ponente invitado “estrella” hueco en su agenda? ¿Debe coincidir con algún acontecimiento público?

Una vez comprometida con una fecha, aunque no imposible, es difícil cambiar. Mientras no hayas iniciado la promoción del evento, aún puedes replantear, pero después resulta muy poco profesional ir cambiando. Dicho esto, a veces no hay más remedio y hay que asumir el bochorno.

Si el evento va durar más de un día, debes considerar con detenimiento la mejor configuración de fechas. Obviamente, si los invitados tienen que realizar un desplazamiento largo, hay que hacerlo de una tajada. Sin embargo, si se trata de un curso para personas que estén próximos, puede ser mejor adoptar una estrategia de “cada jueves hasta mayo” o “el martes, jueves y martes”.

Todas las decisiones referente a un evento deben ser tomadas desde le punto de vista del invitado. Se hace para beneficiarle y si no es así sencillamente no vendrá.

El Lugar

Elegir el lugar de un evento siempre es delicado. Si tienes instalaciones propias puede que tengas una ventaja, pero ¿son apropiados para el evento?Las preguntas claves a la hora de elegir un lugar para celebrar tu evento son:

• ¿Cuantos invitados crees que vendrán? Se realista pero sin dejando sitio por si acaso. ¿El lugar en cuestión puede acomodar un grupo mayor, si resultara necesario? Del mismo modo, no hay nada más fría que una sala demasiado grande que parezca vacía llegado el día. Si tienes que errar, personalmente, prefiero que la gente tenga que “apretarse” un poquito (sin exagerar) que dar la sensación de que no ha venido lo que esperabas.
• ¿Que nivel de presentación será apropiado? Tu objetivo es impresionar a tus invitados con la calidad de tus contenidos y la claridad de tu mensaje. No vienen a maravillarse de un foro espectacular.

  Si tu grupo de invitados es de alta gama, debes tratar de que se sienten a gusto. Ante la duda, esfuérzate un poco más en el catering y un poco menos en los muebles y cuadros. Quieres que vuelvan a casa y recuerdan el menaje, no que pasaron un día debajo de una cascada virtual de luces fibra-ópticas.

• ¿El evento es gratuito, o pagan por asistir? Si la calidad de la información a difundir es muy alto o en mucha demanda, es perfectamente razonable cobrar al asistente su plaza. Sin embargo, este paso requiere un mayor esfuerzo todavía por esmerarse en la calidad de todo el evento. En este caso, tu invitado es tu cliente y si no queda satisfecho, no dudará en hacértelo saber.

  Si tu evento es de paga, procura subir el escalón un nivel por encima de lo que harías si fuese gratuito.

• ¿Qué lugar será más cómodo para tus invitados? Ponte en el lugar de tu invitado, a la hora de evaluar el sitio. Recientemente asistí un evento en una capilla reformada el centro histórico de Valencia. El sitio era realmente espectacular, con una acústica increíble. Lastima que llegue tarde porque no pude encontrar el sitio, y luego me costó más de una hora aparcar. No me acuerdo de las ponencias, ni del mensaje. Lo organizó una gran multinacional y me consta que pusieron mucho empeño en que saliera bien. Sin embargo, lo que más me acuerdo es del cabreo.
• ¿Qué tipo de sala necesitas? Igual que eliges el lugar debes elegir la sala. Hace poco estuve en otro evento en un hotel de Alicante con más de 150 asistentes. La sala fue tan alargado que los estuvimos sentados detrás a penas pudimos ver los ponentes. ¡Que siesta me pegue!
• ¿Qué servicios de catering vas a requerir? Comer y beber son para la mayoría de las personas algo más que un sustento biológico. Por eso, el rato del café o un almuerzo pueden aportar tanto a tu evento como una ponencia estrella. Es durante los descansos cuando la gente puede forjar contactos y relaciones personales. Sobre ellos, se construyen las mejores oportunidades de negocio.

  Por esta razón, soy de la opinión de que no se puede escatimar en tiempo ni en calidad de estos momentos. No hace falta servir una comida de cinco platos, sino de crear un ambiente propicia para la distensión y el intercambio de ideas

• ¿Qué medios técnicos vas a necesitar? Si vas a necesitar equipos audiovisuales, un atril de orador o una mesa de presidencia, debes tenerlo en cuenta desde el principio. ¿Quien instalar los aparatos electrónicos? ¿El equipo de sonido? ¿Hace falta que haya presente un técnico durante todo la reunión? Comprueba si estos servicios están incluidos en el coste del local o si son opciones a parte. Así evitarás sorpresas.
• ¿Cuales son las necesidades de transporte y parking? Igual que me pasó en Valencia en otro evento llegué al hotel y encontré toda la calle en obras. Aunque había parking público tuve que cruzar en la calle en medio de las obras llenándome el traje de polvo. Como puedes imaginar ya estaba disgustado cuando entré a la reunión. Si hay factores que harán difícil el acceso o la comodidad de los invitados es mejor averiguarlo con tiempo y tomar medidas. ¿Quizás puedes habilitar un autobús, o enviarles un plano detallado con el parking más próximo?
• ¿Cual es tu presupuesto? Obviamente no todos los eventos, igual que no todas las empresas, cuentan con los mismos recursos. Sin embargo, mi experiencia demuestra que una empresa pequeña con un presupuesto ajustado puede superar a grandes compañías a la hora de organizar un evento. Una dosis de creatividad unido a un monumental esfuerzo para ofrecer el mejor contenido ganará siempre a un derroche de medios sobre un contenido blando y insulso.

La Agenda

• La cabecera En la cabecera de la agenda se debe reflejar los siguientes datos:

  • Título
  • Slogan
  • Lugar
  • Fecha, hora de comienzo y duración.
• El cuerpo

  En el cuerpo de la agenda se detallan por cada ponencia:

  • Título
  • Nombre del Ponente
  • Hora de comienzo
  • Una frase que pique la curiosidad y revela el contenido de la charla.
  • Una frase que resuma lo más destacado del curriculum del ponente.

  No olvides de incluir los descansos y si hay o no algún servicio de catering.

• El Pie

  El pie de la agenda sirve para añadir detalles logísticos del evento. Por ejemplo:

  • Como inscribirse
  • Direcciones para llegar
  • Donde aparcar

Recuerda, la agenda es el documento más importante relacionado con tu evento. Es tu mejor argumento de venta para convencer a tus invitados a venir. Por esa razón debes cuidar mucho su confección.

Los Materiales

Cualquier evento empresarial requerirá la preparación de materiales. La siguiente lista puede servir como guía:

• Documentación

  Casi siempre querrás entregar documentos de apoyo a tus invitados. Estos pueden incluir:

  • Copias de los visuales de las presentaciones
  • Documentos de apoyo
  • Especificaciones técnicas
  • Documentos de Marketing

  • Folletos comerciales
  • Regalos publicitarios
  • Hojas promocionales
• Materiales de Papelería

  • Libretas
  • Bolígrafos o lápices

La preparación de materiales es una de las tareas que más tiempo consume en la organización de un evento. Hay que estar seguro de que cuente con copias suficientes de todo y que cada impresión está en condiciones.

Obviamente hace falta una labor de logística para estar seguro que todo el material está en concordancia con las ponencias y con el imagen corporativo de tu empresa.No dejes para el final este trabajo, o acabarás teniendo que asumir “defectillos” que luego causan mala impresión.

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